Scrivania zen

Che lordine aiutasse a lavorare meglio non è poi questa gran novità. Ci sono rimasta un pochino di stucco però quando ho letto questo articolo settimana scorsa e ho appreso che una società di consulenza organizza un vero e proprio corso per imparare a tenere in ordine la propria scrivania utilizzando il modello Toyota. La filosofia della Lean Manufactoring, la produzione snella, evidentemente funziona anche con carta, penna, tastiera e mouse!

Sembra facile, ma credo capiti a tutti di accumulare sulla scrivania fogli, buste, penne, ritrovati tecnologici, oggetti personali vari mentre si è presi a lavorare e magari si è pure sotto stress. Chi ce lo fa fare di perdere tempo a mettere la scrivania in ordine? Eppure quando ho letto che applicando il metodo delle 5s (sgomberare, sistemare, splendere, standardizzare e sostenere) si può aumentare la produttività del 40%, mi sono subito messa all’opera.

Il primo passo consiste nello sgomberare: in linea con l’arte del decluttering, via tutto ciò che non serve e che staziona sotto il nostro naso solo perchè non ci a siamo presi la briga di buttarlo. Io non avevo gran che da buttare, ma avevo molta carta che prendeva polvere da archiviare altrove. Ho smistato fogli e foglietti in cartellette, li ho riposti sulla mensola e ho liberato il piano di lavoro. Ora sulla mia scrivania ci sono solo loro:

astuccio quaderno e agenda

tastiera nuova

Una volta selezionato il necessario da tenere e buttato il superfluo, passiamo al secondo step.

Procediamo con il sistemare: un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto. Decidiamo dove vanno messi il portapenne,  i raccoglitori, il telefono, il tablet, e creiamo un angolino ordinato per tutto ciò che ci serve. Sembra banale, ma se diamo un posto fisso alle cose, organizzandole per categorie, si lavora una volta per guadagnare tempo in futuro, riducendo moltissimo i tempi legati alla ricerca del tale documento o oggetto. 

Quando è tutto ok, facciamo splendere la nostra postazione di lavoro. Via la polvere e vai con il profumo di pulito, un ottimo toccasana per l’umore oltre che per la salute.

Fatto? Bene, non ci resta che standardizzare il procedimento: non lasciare che l’ordine venga mantenuto una tantum, ma praticarlo a intervalli regolari. Infine sostenere, facendo delle prime 4s una buona abitudine che ci accompagni nella quotidianità come il controllo delle e-mail e la pausa caffè. Io adoro mettere in ordine e i primi punti li ho digeriti senza problemi, ma ammetto che immancabilmente accumulo e mi ritrovo a fare sessioni massicce di decluttering, altro che regolarità!!! Ci vorrebbe qualcosa, tipo un Activia, per riordinare con costanza anche la scrivania. Avete suggerimenti?

Per il momento posso dirvi che con la mia nuova postazione zen da homeworker mi sono sentita più produttiva, oltre che soddisfatta di aver riordinato e pulito il mio angolo di lavoro. 

scrivania zen

A breve attaccherò anche la scrivania in ufficio, approfittando di un cambio logistico. Vi terrò aggiornati dalla pagina Facebook 🙂

E voi come organizzate la vostra scrivania? Avete già sperimentato la filosofia delle 5s?

Intanto vi lascio con alcune idee prese da Pinterest. Buona settimana!

 

8 commenti su “Scrivania zen

  1. mamma avvocato Rispondi

    Io la riordino ogni sera però mentre scrivo atti è un casino: apro tutto ciò che mi serve (altri atti, libri, codici, documenti) e li sparpaglio intorno a me, per poter gettare l’occhio al volo su tutto e non metto via fino a che non ho finito!
    per il resto, tutto in ordine.
    A casa invece…un macello perchè l’Alpmarito ed il nano usano la piccola scrivania in ingresso come svuotatasche e quando bisogna usarla per lavorare o fare i conti di casa passaimo mezz’ora a riordinare, uffi!!!!

  2. Mammaalcubo Autore articoloRispondi

    Anche la nostra nel weekend ospita oggetti vari, compresi fazzoletti usati e pezzi di Lego che appaiono misteriosamente dal nulla. Ma in settimana via tutto!!!
    Per il tuo lavoro immagino che la quantità di libri e fogli in giro sia maggiore della media, ma tutto quello che è indispensabile è giusto che resti!

  3. Monica Rispondi

    Se la prossima settimana la nostra produttività aumenta è tutto merito tuo!!! oggi grande ordine in ufficio!

  4. iole Rispondi

    Il tuo post arriva proprio a proposito: da lunedì cambio ufficio e scrivania, e, oltre a questa, dovrò risistemarmi cassetti e armadietto.. vediamo se riesco poi ad essere costante nel tenere tutto in perfetto ordine!

  5. gab Rispondi

    lo prometto, anzi lo giuro! da domani comincerò con la teoria delle 5 S…stasera son stanca e tutti i fogli che ho attorno mi servono (certo…sì…mi serve lo scontrino disegnato da mia figlia…e un appunto gigante…e una bolletta da archiviare…e un rotolone di scotch carta…e la crema solare….:-P )

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